RechtFlix KI Essentials

1Use-Case-First KI-Register

Wir erfassen Ihre KI-Nutzung nicht nur anhand der eingesetzten Tools, sondern nach den konkreten Anwendungsfällen. Für die relevanten Use Cases werden insbesondere dokumentiert:

• eingesetztes KI-System oder Tool
• konkreter Verwendungszweck
• betroffener Geschäftsbereich
• verarbeitete Daten und Informationen
• mögliche Verarbeitung personenbezogener Daten
• Umgang mit vertraulichen Informationen und Geschäftsgeheimnissen
• erforderliche menschliche Kontrolle
• rechtlich relevante Besonderheiten
• Prüf- und Freigabestatus
• besondere Vorgaben für den jeweiligen Anwendungsfall

So entsteht eine nachvollziehbare Dokumentation Ihrer tatsächlichen KI-Nutzung.

2Rechtliche Prüfung Ihrer KI-Anwendungen

Die erfassten KI-Anwendungsfälle werden rechtlich eingeordnet. Geprüft werden insbesondere:

• Anforderungen aus dem EU AI Act
• datenschutzrechtliche Anforderungen
• Schutz vertraulicher Unternehmens- und Kundendaten
• Anforderungen an Kontrolle und Verantwortlichkeit
• besondere rechtliche Risiken einzelner Anwendungsfälle

Für relevante Use Cases wird festgehalten, ob Handlungsbedarf besteht und welche Maßnahmen erforderlich sind.

3Klare Regeln für Ihre geschäftliche KI-Nutzung

Sie erhalten konkrete Vorgaben für Ihren eigenen Umgang mit KI. Dazu gehören insbesondere Regelungen dazu:

• welche KI-Systeme und Anwendungsfälle genutzt werden können
• welche Daten eingegeben werden dürfen
• welche Informationen nicht in KI-Systeme gehören
• wie mit personenbezogenen und vertraulichen Informationen umzugehen ist
• wann KI-Ergebnisse überprüft werden müssen
• welche besonderen Vorgaben für einzelne Use Cases gelten
• wann eine erneute Prüfung erforderlich wird

Die Regelungen orientieren sich an Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise und Ihren eingesetzten Anwendungen.

4Datenschutz und Vertraulichkeit

Wir prüfen die datenschutzrechtlichen und vertraulichkeitsbezogenen Anforderungen der erfassten KI-Anwendungsfälle. Enthalten sind insbesondere:

• Prüfung der relevanten Datenflüsse
• Einordnung der verwendeten Daten
• Prüfung des Umgangs mit personenbezogenen Daten
• Prüfung des Umgangs mit Geschäftsgeheimnissen und sonstigen vertraulichen Informationen
• Festlegung erforderlicher Nutzungsbeschränkungen und Schutzmaßnahmen
• Hinweise auf notwendige Anpassungen bestehender Datenschutzdokumentation

Kleinere Anpassungen bestehender Datenschutztexte, die sich unmittelbar aus den erfassten KI-Anwendungsfällen ergeben, werden berücksichtigt. Nicht umfasst sind eigenständige umfangreiche Datenschutzprojekte, insbesondere vollständige Datenschutz-Folgenabschätzungen, vollständige Neuaufstellungen des Datenschutzmanagements oder umfangreiche gesonderte Anbieterprüfungen.

5Prüflogik für neue KI-Tools und Anwendungsfälle

Sie erhalten eine strukturierte Vorgehensweise für die spätere Aufnahme neuer KI-Tools und neuer Anwendungsfälle. Damit können Sie künftig nachvollziehen:

• ob ein neuer Use Case dokumentiert werden muss
• welche Daten verarbeitet werden
• welche rechtlichen Fragen geprüft werden müssen
• welche Kontrollmaßnahmen erforderlich sind
• ob eine zusätzliche rechtliche Prüfung notwendig ist
• wie der neue Use Case in Ihre bestehende Dokumentation aufgenommen wird

So bleibt Ihre KI-Dokumentation auch bei neuen Anwendungen nutzbar.

6Umsetzungs- und Nachweisdokumentation

Zum Abschluss erhalten Sie eine zusammenfassende Dokumentation. Diese zeigt insbesondere:

• welche KI-Anwendungsfälle geprüft wurden
• wie sie rechtlich eingeordnet wurden
• welche Regeln festgelegt wurden
• welche Maßnahmen bereits umgesetzt sind
• welche technischen oder organisatorischen Schritte noch durch Sie vorzunehmen sind
• wann eine spätere Überprüfung oder Aktualisierung sinnvoll oder erforderlich wird